Después de la pandemia, las empresas japonesas ven la oficina como un espacio para fomentar la innovación.

Para muchos trabajadores japoneses, las oficinas probablemente no signifiquen nada especial más que simplemente ser un lugar para trabajar. Aunque a algunas empresas les gusta aderezar las oficinas con muebles y diseños elegantes, estos espacios suelen ser bastante aburridos.

Ahora que la pandemia de COVID-19 ha acelerado una tendencia de teletrabajo en la rígida cultura empresarial de Japón, algunas empresas que han logrado con éxito un cambio a sistemas remotos este año se enfrentan a una pregunta difícil: ¿qué deberían hacer con sus oficinas ahora infrautilizadas? Algunas empresas, incluidos los grandes nombres, ya han dado un paso más, revelando lo que parecen ser planes audaces para modificar las funciones de la oficina para la nueva normalidad.

Al tratar de definir nuevos roles para las oficinas, muchas empresas opinan que el teletrabajo seguirá siendo un estilo de trabajo principal en la pandemia actual e incluso en la era posterior al coronavirus, pero que las oficinas seguirán siendo necesarias. Dijeron que las oficinas tienen que ser más que un simple lugar de trabajo para que los empleados simplemente se presenten, y agregaron que deben ofrecer entornos para mejorar la productividad y fomentar más encuentros comerciales y comunicación con colegas e incluso con los de otras empresas.

"Hemos llegado a pensar que la práctica de ir al mismo lugar a la misma hora todos los días debería cambiar", dijo Manabu Morikawa, director senior de la división de relaciones con los empleados de la unidad de recursos humanos y asuntos corporativos de Fujitsu. En julio, Fujitsu Ltd., el principal conglomerado de fabricación y tecnología de la información, sorprendió al público al presentar un plan de reforma drástica de estilo de trabajo que incluye reducir su espacio físico de oficinas a la mitad en menos de tres años.

Fujitsu dijo que ya había estado considerando una revisión de su estilo de trabajo antes del brote de COVID-19, pero la compañía admite que la pandemia ha acelerado las cosas. Antes de la crisis de COVID-19, Fujitsu permitía que los empleados trabajaran de forma remota dos veces por semana. Pero ahora, más del 75 por ciento lo hace a diario, lo que lleva a la empresa a pensar en el estilo de trabajo más eficaz y el mejor uso del espacio de oficina.

Durante mucho tiempo, Japón ha enfatizado la necesidad de cambiar su cultura corporativa para lograr un estilo de trabajo más flexible, impulsar la productividad e impulsar la innovación. Pero el teletrabajo nunca despegó realmente antes del brote de COVID-19, ya que muchas empresas estaban mal preparadas con los sistemas técnicos para garantizar un flujo de trabajo fluido o eran escépticas sobre si podían administrar de forma remota la productividad de los empleados. Hubo empresas que permitieron que los empleados trabajaran de forma remota, pero los de esas empresas han dicho que no muchas personas se están aprovechando de la opción.

Incluso en las circunstancias actuales, es posible que el teletrabajo no esté tan extendido como se esperaba. Según una encuesta de julio realizada por el Centro de Productividad de Japón a 1.100 trabajadores, el 20,2 por ciento dijo que trabajaba de forma remota, frente al 31,5 por ciento de mayo. Sin embargo, para Fujitsu, el teletrabajo aparentemente ha funcionado.

“El coronavirus nos ha obligado a trabajar desde casa y nos ha hecho darnos cuenta de que en realidad podemos hacer mucho con el teletrabajo. Considerando eso, hemos pensado en las actividades que realmente necesitaríamos en nuestras oficinas ”, dijo Yoji Sakamoto, quien dirige la división de administración de instalaciones de la unidad de RR.HH. y asuntos corporativos de Fujitsu.

La reducción radical del espacio de oficinas no significa que las oficinas no sean necesarias, dijo Fujitsu. Bajo un concepto conocido como "oficina sin fronteras", la firma quiere aclarar mejor las funciones de dichos espacios, estableciendo la flexibilidad, la productividad y la comunicación como valores fundamentales para que las oficinas no sean solo un lugar para que los empleados demuestren que están allí. y trabajando.

El trabajo a distancia será la norma en la empresa, pero eso no significa solo trabajar en casa. Fujitsu planea hacer uso de más espacios de trabajo conjunto de terceros y al mismo tiempo convertir sus sucursales locales en oficinas satélites. De esa manera, los empleados cuyas casas no ofrecen un entorno productivo por diversas razones, como problemas con limitaciones de espacio, niños pequeños o ruido, pueden acudir a las oficinas cercanas.

Mientras tanto, las sucursales locales y la sede de Tokio funcionarán más como un lugar para comunicarse con los colegas para acelerar la colaboración interna. Estas oficinas, que funcionarán básicamente con un sistema de hot desking, también serán renovadas y diseñadas pensando en la salud de los trabajadores. Por ejemplo, tendrán un espacio donde se reproducirá música relajante de fondo y se instalarán algunos equipos de fitness.

Se espera que el plan sea una gran reorganización, pero Morikawa dijo que si la reforma tendrá éxito eventualmente depende de los empleados.

“Incluso si cambiamos nuestro estilo de trabajo y preparamos nuevas oficinas, será difícil hacerlo funcionar a menos que los empleados cambien su forma de pensar”, especialmente aquellos en posiciones de liderazgo, quienes deberán demostrar el nuevo estilo de trabajo a sus equipos, dijo.

Es probable que crezca el número de empresas que, como Fujitsu, buscarán utilizar oficinas satélites para ofrecer más flexibilidad a sus trabajadores, un cambio que brindará oportunidades comerciales a los proveedores de espacios de trabajo compartidos.

“Después del final del estado de emergencia (en mayo), creo que muchas empresas empezaron a pensar mucho en cómo deberían cambiar su estilo de trabajo y el rol de la oficina”, dijo Masami Takahashi, director de estrategia de WeWork Japón. que opera 36 instalaciones de espacios de trabajo compartidos en el país. Takahashi dijo que WeWork ha estado recibiendo más consultas de empresas acerca de tener oficinas satélite y cómo pueden reducir los costos de oficina.

En una encuesta de junio realizada a 1.795 empresas por Xymax Real Estate Institute Corp, un proveedor de servicios inmobiliarios con sede en Tokio, la proporción de empresas que dijeron que querían ampliar sus espacios de oficinas se redujo en aproximadamente la mitad a un 12,2 por ciento con respecto al año pasado. Aquellos que quieren contraerse aumentaron más de tres veces hasta el 14,3 por ciento.

Entre los que expresaron su intención de reducir los espacios de oficina, el 73,4 por ciento dijo que ahora no necesita tanto espacio debido al teletrabajo, mientras que el 62,5 por ciento dijo que quiere ahorrar en costos de oficina.

Los clientes de WeWork tienden a ser empresas deseosas de promover la digitalización, pero algunos de los nuevos clientes son de sectores supuestamente conservadores, dijo Takahashi.

"Todavía estamos en esta 'fase de coronavirus', pero parece que la necesidad del mercado está cambiando", dijo Takahashi, refiriéndose a la realidad de la vida y el trabajo mientras la crisis del virus continúa. Takahashi dijo que el espacio físico de oficina seguirá siendo necesario siempre que proporcione más valor que solo ser un lugar para trabajar. Ahí es donde WeWork puede ofrecer sus puntos fuertes, es decir, la oportunidad de reunirse con gente, dijo. WeWork tiene una clientela diversa, que va desde autónomos, empresarios, personas que trabajan para las principales empresas de Japón y empresas extranjeras, así como funcionarios municipales.

"Puede obtener información y sugerencias (para su negocio) al conocer personas a las que nunca conocería realmente si estuviera trabajando solo en la oficina de su empresa".

La propia WeWork ha puesto en marcha recientemente un nuevo servicio llamado WePassport, que permite a sus miembros utilizar todas las ubicaciones de WeWork no solo en Japón, sino también en todo el mundo para que los usuarios puedan trabajar de forma más flexible y conocer gente nueva. Si los empresarios pueden aprovechar la creación de redes en las oficinas flexibles, es posible que puedan aprovechar las oportunidades comerciales, impulsar sus perspectivas profesionales y ampliar sus habilidades.

“Pueden tener más interacciones con otros y recibir una variedad de aportes. Entonces, pueden producir algunos resultados diferentes ”, dijo Takahashi.

También se espera que las oficinas físicas jueguen un papel crucial en la provisión de oportunidades de networking para socios comerciales potenciales para nuevas empresas que, de otro modo, podrían parecer capaces de sobrevivir sin oficinas debido a su tamaño y agilidad. Un centro de incubación que se inauguró en mayo en el distrito de Chiyoda de Tokio llamado Axle Ochanomizu, operado por la firma del grupo Toyota Motor Corp. Towa Real Estate Co., aparentemente está demostrando la necesidad de oficinas entre las nuevas empresas.

Fue un mal momento dado que Japón todavía se encontraba en medio de un estado de emergencia declarado por el gobierno central, ya que Axle Ochanomizu, que también alquila espacio de oficinas para entidades comerciales y proporciona espacio de coworking, tuvo que dejar temporalmente de aceptar solicitudes de empresas que querían para moverse en.

A pesar de eso, más de 20 empresas han establecido sus oficinas en las instalaciones hasta ahora, y el espacio de oficinas puede estar lleno en septiembre. Si bien WeWork da la bienvenida a las empresas que muestran interés en el uso de oficinas satélite, Axle Ochanomizu está adoptando un enfoque diferente.

“Esta instalación se enfoca en apoyar a startups, que es bastante diferente de (otras oficinas compartidas y espacios de coworking). Tenemos un sistema para crear colaboraciones entre nuevas empresas y grandes empresas ”, dijo Yasuaki Hirasawa, gerente de la sección de planificación comercial de Towa Real Estate.

Axle Ochanomizu ofrece tutoría y apoyo para nuevas empresas mientras establece oportunidades de reunión con funcionarios de grandes empresas, especialmente los del grupo Toyota, incluidos Toyota Tsusho Corp. y Toyota Connected Corp., que han establecido sus oficinas allí. Los comentarios de las nuevas empresas mostraron que estas pequeñas empresas quieren colaborar con las empresas del grupo Toyota, pero que no saben cómo contactarlas.

Lo mismo ocurre con las empresas de Toyota, ya que no saben dónde reunirse con las nuevas empresas. El grupo Toyota está desesperado por nuevas ideas e innovación, ya que el sector automotriz se encuentra en lo que el fabricante de automóviles llama una encrucijada "única en un siglo", y se espera que las nuevas tecnologías, como los autos autónomos y conectados, cambien el panorama de la industria. . "Las empresas emergentes quieren conectarse con las grandes empresas y las grandes empresas quieren conectarse con las nuevas empresas para facilitar la innovación", dijo Hirasawa.

“La oficina antes de la pandemia era (un lugar) para conectarse con otras personas dentro de la misma empresa, pero creo que más personas quieren poder producir nuevas ideas al conectarse con personas de diferentes empresas o con conocimientos especiales en determinados campos”. reuniéndolos con más frecuencia en las oficinas, dijo.